Principe du remboursement
Lorsqu’un salarié utilise son véhicule personnel pour un déplacement professionnel, l’employeur peut prévoir un remboursement selon sa politique interne et les règles applicables. Le remboursement ne doit pas être confondu avec les frais réels déclarés personnellement.
La base de travail est la note de frais : elle explique le trajet, le motif, la distance, le véhicule et le montant demandé.
Ce qu’une demande doit permettre de vérifier
| Élément | Pourquoi c’est utile |
|---|---|
| Date du déplacement | Rattacher le trajet à la bonne période de remboursement. |
| Départ et arrivée | Comprendre l’itinéraire et contrôler la cohérence. |
| Motif professionnel | Distinguer un déplacement remboursable d’un usage privé. |
| Distance | Calculer le montant kilométrique. |
| Véhicule | Appliquer le bon profil de calcul et éviter les mélanges. |
| Frais annexes | Suivre séparément péages, parkings ou autres justificatifs. |
Exemples de montants avec le barème 2026
Exemple indicatif pour une voiture personnelle 5 CV. Un commercial qui déclare 8 000 km professionnels sur l’année obtient un ordre de grandeur de 4 251 €. À 15 000 km, le montant indicatif passe à 6 750 €. Ces chiffres ne remplacent pas la politique employeur ni les contrôles internes.
Simulation de remboursement kilométrique
| Distance professionnelle | Formule 5 CV 2026 | Montant indicatif |
|---|---|---|
| 500 km | 500 x 0,636 | 318 € |
| 2 000 km | 2 000 x 0,636 | 1 272 € |
| 8 000 km | (8 000 x 0,357) + 1 395 | 4 251 € |
| 15 000 km | (15 000 x 0,357) + 1 395 | 6 750 € |
Pourquoi le suivi doit être fiable
Un remboursement kilométrique mal documenté crée des allers-retours : motif trop vague, distance approximative, véhicule absent, frais annexes sans justificatif. À l’échelle d’une équipe, ces petites erreurs compliquent la consolidation.
Motium aide à garder un historique homogène, à rattacher les véhicules et à exporter les informations nécessaires en PDF ou Excel.
Pour le salarié
La saisie régulière évite d’oublier des trajets et facilite la préparation de la note de frais.
Pour l’entreprise
Des exports standardisés facilitent le contrôle, le classement et la comparaison des remboursements entre collaborateurs.
Sources utiles
Questions fréquentes
Calculez vos frais kilométriques en quelques secondes
Utilisez le simulateur Motium pour estimer vos frais réels ou indemnités kilométriques selon votre véhicule, votre kilométrage et vos frais justifiés.