Les informations à faire apparaître
Une note de frais utile ne se limite pas à un montant. Elle doit permettre de comprendre le déplacement : quand il a eu lieu, pourquoi, avec quel véhicule et sur quelle distance.
La structure peut varier selon l’entreprise, mais certaines informations restent presque toujours attendues.
- Date du déplacement.
- Adresse ou zone de départ et d’arrivée.
- Motif professionnel.
- Distance parcourue.
- Véhicule utilisé.
- Montant calculé et frais annexes justifiés.
Date, trajet et motif
Ces éléments donnent du contexte au remboursement. Un motif comme “rendez-vous client” ou “visite chantier” est plus exploitable qu’une note trop vague.
Distance, véhicule et montant
Le véhicule et la distance servent de base au calcul. Les frais annexes doivent rester identifiés séparément pour éviter les doublons.
Modèle papier, Excel ou application
Un modèle papier peut dépanner, mais il rend les contrôles et les exports difficiles. Un fichier Excel donne plus de structure, tout en restant sensible aux oublis et erreurs de formule.
Une application comme Motium peut aider à conserver l’historique des trajets, associer les véhicules et exporter les données en PDF ou Excel.
Quand Excel atteint ses limites
Les fichiers se multiplient, les versions divergent et les justificatifs restent souvent stockés ailleurs. Cela devient moins fiable dès que plusieurs personnes contribuent.
Suivi homogène pour les équipes
Pour les entreprises, l’offre Pro facilite la gestion des collaborateurs et les exports consolidés, sans remplacer les règles internes de validation.
Conserver les justificatifs associés
Une note de frais doit être reliée aux preuves utiles : historique de trajet, frais de péage, parking ou autre dépense professionnelle selon le cas.
Les informations sont données à titre indicatif et doivent être vérifiées selon votre situation personnelle ou professionnelle.
Questions fréquentes
Calculez vos frais kilométriques en quelques secondes
Utilisez le simulateur Motium pour estimer vos frais réels ou indemnités kilométriques selon votre véhicule, votre kilométrage et vos frais justifiés.